Étude de cas
Réduction du taux de no-show grâce à l'automatisation
Le taux de no-show, ou d'absentéisme aux rendez-vous, est un défi majeur pour de nombreuses entreprises. Que ce soit dans les services médicaux, les consultations professionnelles ou les séances de coaching, chaque rendez-vous manqué peut représenter une perte de temps et de ressources. Découvrez comment Niouw peut mettre en place une solution d'automatisation pour réduire le taux de no-show, augmentant ainsi l'efficacité et la ponctualité des rendez-vous.
Étude de cas partagée le
Contexte de la problématique
Imaginons une clinique médicale confrontée à un taux de no-show de 25%. Les patients oubliaient souvent leurs rendez-vous ou ne prenaient pas le temps de les annuler, laissant des créneaux vides que la clinique aurait pu réattribuer. L'objectif de Niouw est d'implémenter une solution permettant de rappeler aux patients leurs rendez-vous, de confirmer leur présence, et de réduire ainsi le nombre de rendez-vous manqués.
Automatiser l'envoi de rappels par email et SMS avant les rendez-vous pour diminuer le taux de no-show de 20-30%.
Vous aussi, optimisez la gestion de vos rendez-vous ! Programmez un appel de 15 minutes avec Niouw.
Les défis à relever
Choix des canaux et outils de communication
L'un des défis majeurs était de déterminer les canaux de communication les plus efficaces pour envoyer ces rappels. Certains patients préfèrent les emails, tandis que d'autres répondent mieux aux SMS.
Timing idéal pour les rappels
Trouver le bon moment pour envoyer les rappels était crucial. Des rappels envoyés trop tôt risquent d'être oubliés, tandis que ceux envoyés trop tard ne laissent pas assez de temps aux patients pour se réorganiser.
Gestion des confirmations et annulations
En plus des rappels, il était important de mettre en place un système permettant aux patients de confirmer ou d'annuler facilement leurs rendez-vous, pour permettre à la clinique de réattribuer les créneaux libres de manière efficiente.
Respect de la confidentialité des données
Tout système de communication devait respecter les régulations sur la confidentialité des données médicales, telles que le RGPD.
La solution innovante de Niouw
Sélection des canaux et outils de communication
Niouw a choisi une solution intégrant l'envoi de rappels via email et SMS, après un sondage effectué auprès des patients pour déterminer leurs préférences.
Mise en place des intervalles de rappel
Trois points de contact ont été définis :
- Première notification : 72 heures avant le rendez-vous.
- Deuxième notification : 24 heures avant le rendez-vous.
- Rappel final : 2 heures avant le rendez-vous.
Ces intervalles ont été choisis pour maximiser les chances que les patients se rappellent de leurs rendez-vous tout en leur laissant le temps de se réorganiser.
Relance automatique et gestion des réponses
Un script d'automatisation a été développé pour lancer les rappels à ces intervalles. Si un patient ne confirmait pas sa présence via une simple réponse au SMS ou par un lien dans l'email, une relance était envoyée.
Intégration avec le système de gestion des rendez-vous
Les confirmations et annulations étaient automatiquement mises à jour dans le système de gestion des rendez-vous de la clinique, permettant une visibilité en temps réel des créneaux disponibles.
Des résultats spectaculaires
Réduction du taux de no-show
La clinique a observé une réduction du taux de no-show de 28% en trois mois. Les rappels automatisés ont considérablement réduit le nombre de rendez-vous manqués.
Amélioration de la gestion des ressources
Grâce à la diminution des no-shows, la clinique a pu optimiser l'occupation de ses créneaux horaires, augmentant ses revenus et l'efficacité de son personnel.
Satisfaction accrue des patients
Les patients ont apprécié les rappels et ont trouvé le processus de confirmation et d'annulation plus pratique, ce qui a renforcé leur satisfaction.
ROI significatif
L'implémentation de cette solution d'automatisation a généré un ROI de 200% en six mois, principalement en raison de la réduction des pertes de temps et de l'augmentation des rendez-vous réattribués.
Conclusion
Grâce à l'automatisation mise en place par Niouw, la clinique a drastiquement réduit son taux de no-show, augmentant ainsi son efficacité et sa performance globale. Cette étude de cas illustre comment une gestion proactive des rappels de rendez-vous peut résoudre des problèmes courants tout en respectant la confidentialité des patients et en optimisant les ressources disponibles.
- Réduction du taux de no-show
- Gestion des ressources améliorée
- Satisfaction des patients accrue
- 200% de ROI généré en six mois
Vous aussi, transformez votre entreprise ! Découvrez nos plans.
Créneaux disponibles
Adhérez à Niouw
Réservez une rencontre de 15min
Apprenez-en plus sur Niouw et ses services et comment cela peux vous aider.